学校办公室
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延边大学公文处理办法(修订稿)
2015年06月04日 00:00 阅读次数:

第一章 总 则

第一条 为推动我校公文处理工作规范化、制度化、程序化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据中共中央办公厅《关于做好中央文件改版工作的通知》(厅字〔2011〕20号)、中共中央办公厅 国务院办公厅《关于印发党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发〔2012〕14号)等有关文件精神,结合我校实际,特制定本办法。
第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 各学院、职能部门、直属单位应高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,配备相对稳定的人员专门负责公文处理工作。
第五条 公文内容要符合国家的法律和法规,符合党和国家的方针政策及现行的有关规定,保证公文的正确性。公文处理工作贯彻党政分开的原则。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家和学校秘密的安全。
第七条 学校办公室是学校党政公文处理的管理机构,主管和指导全校各级党政机关的公文处理工作。学校党政公文由学校办公室统一收发、登记、审批、传递、催办、归档和销毁。

第二章 学校常用公文种类

第八条 学校常用公文种类有:
(一)决定
适用于对重要事项和重大行动做出安排。
(二)请示
适用于向上级机关和业务主管部门请求指示、批准。
(三)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(四)通知
适用于发布规章制度,任免人员,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或者执行的事项
(五)通告
适用于公布在一定范围内应当遵守或者周知的事项。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)批复
适用于答复下级部门的请示事项。
(八)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条
公文一般由秘密等级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
(二)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(三)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(四)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(五)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
(六)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(七)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(八)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(九)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
(十)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十一)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十二)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十三)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十四)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(十五)页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。

第四章 行文规则

第十三条
文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
(一)凡是可以用电话、协商等方式解决的问题不印发文件。
(二)凡是可以用学校办公室文件解决的问题,不印发学校文件;可以用白头文件解决的问题,不印发正式文件。
(三)贯彻上级文件,不发简单的表态性和照搬照套文件。确需要发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。
(四)部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,学校有权责令纠正或撤销。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)向上级机关报送公文时,一般用组织的名义,并注意党政分开。
(二)向上级机关请示问题,应当一文一事,根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复请示问题。
(三)“报告”不得夹带请示事项。
(四)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第十六条 平行文是指对互相没有隶属、业务指导关系,同级或下级机关之间进行联系、商洽工作的公文。
第十七条 下行文是指向学校下级各单位(部门)的行文。其中向下级单位(部门)的一些重要行文应抄送直接上级机关,向受双重领导的下级单位(部门)行文时,应同时抄送其另一个上级机关。

第五章 公文拟制

第十八条
 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文部门意图,并 同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
(四)文种正确,格式规范。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。
(七)各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条 学校公文送校领导签发前,应当由学校办公室文秘人员、学校办公室主任进行审核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿,退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。
第二十二条 学校党政公文由党委书记、校长或主管校领导签发;院、部、处等单位(部门)公文由单位(部门)党政主要负责人签发。对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和完整日期,其他审批人圈阅视为同意。

第六章 公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是:
(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是:
(一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。联合办理的公文,应由主办部门归档。归档的公文,于其形成的第二年6月底之前移交学校档案馆归档,个人不得保存应归档的公文。

第七章 公文管理

第二十八条 
各单位、各部门应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第二十九条 各单位、各部门公文由专人统一管理。学校指定的保密要害部门、部位应按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十一条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十二条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理;机构撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十三条 新设立的机构应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机构合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章 附则

第三十四条
本办法由学校办公室负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起施行,原《延边大学公文处理办法》停止执行。

 
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